A Ilusão da Multitarefa

A ilusão da multitarefa...

Multitarefa é o oposto de foco. É quando você quer fazer tudo ao mesmo tempo, esperando ser mais eficiente. É uma tendência comum no trabalho, tanto é que muitas descrições de cargo exigem ser multitarefa em ambientes dinâmicos.


E é realmente isso que vemos acontecer. Num ambiente com menos funcionários, mais pessoas mandando do que fazendo, pressão por entregas, falta de tempo e uma quantidade enorme de tarefas a serem feitas, parece lógico que o profissional tenha de fazer tudo ao mesmo tempo.


Porém, a multitarefa tem custos ocultos...


Pense em sua própria experiência. Imagine que você esteja finalizando um determinado trabalho e receba um e-mail do seu gerente. Você para o que está fazendo e começa a ler o email, e decide enviar uma breve resposta, até porque seu gerente espera isso de você (muitas vezes ele nem mesmo sabe o que você esta fazendo e nem se importa com isso). O que ele quer é sua resposta o mais breve possível.


Bem, ao retornar seu trabalho, provavelmente vai ter de dedicar algum tempo para ver de onde parou. E é possível que, ao retomar sua ativade, que tem um prazo a ser cumprido, você receba outro e-mail, ou uma ligação ou quem sabe até uma solicitação de reunião de última hora de alguma outra pessoa. Levando você a voltar ao trabalho inicial uma, duas, três, quatro vezes...


Toda vez que alternamos tarefas, precisamos pensar um pouco para voltar à atividade incial. E, por sermos humanos, temos dificuldade em alternar entre itens de trabalho. Esse período de transição de uma tarefa para outra é denominado alternância de contexto.


Pesquisadores descobriram que, se tentarmos fazer três ou quatro tarefas ao mesmo tempo, passaremos muito mais tempo alternando o contexto do que realizando o trabalho propriamente dito. Ou seja, passamos dias com aquela sensação de estar fazendo um monte de coisas, mas na verdade não estamos entregando nada e nem saindo do lugar com nossa lista de pendências.




Por isso, um dos primeiros passos para adotar uma gestão mais ágil é limitar a multitarefa da equipe.


Em vez de trabalhar em vários itens ao mesmo tempo, o gestor tem de ser o responsável por fazer sua equipe se concentrar em tarefas limitadas, mas de alto valor, evitando ao máximo as distrações e também evitando distraí-los. Assim, todo mundo poderá concluir e entregar os itens mais importantes num curto espaço de tempo. Colocando assim, em prática, um dos princípios mais importantes da mentalidade ágil: fazer entregas contínuas de itens de valor em iterações e períodos breves.


Reduzir a multitarefa é fundamental para aumentar a produtividade da sua empresa. É isso que diminui o tempo entre a entrega e a meta, diminui o desperdício de tempo, de recursos e principalmente de dinheiro.


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